Inzet van RPA bij de Tozo afhandeling

De gemeente Alphen aan den Rijn (Kaag en Braassem en Nieuwkoop) is een van de gemeenten die al in een vroegtijdig stadium RPA hebben opgepakt voor diverse kleine processen. Omdat de kennis over RPA al in huis was, is het logisch dat ook voor de afhandeling van het Tozo proces gekeken is, zeker nadat bleek dat de systeemleveranciers geen werkende oplossing konden aanbieden.

Volledige betrokkenheid van het team

Bij de gemeente Alphen aan den Rijn zijn we het gehele proces meegemaakt. Vanaf de publicatie van het e-formulier waarbij we geadviseerd hebben over het formaat en de bijlagen die gewenst zijn, tot aan de inrichting van het Greenvalley Zaaksysteem. Maar we hebben ook de virtuele assistent gemaakt die de aanvragen oppakt en verwerkt in de Centric Suite voor Sociaal Domein. Daarbij ook de BRP en KvK checks uitvoeren en vastleggen. Kortom een volledig verwerkingsproces. Het handwerk zit nu vooral in toezicht, betaling en beoordelen van sommige uitval situaties.

Werken in een multidisciplinair team

Doordat we bij het begin van het traject ook nog het e-formulier moest worden gepubliceerd en er veel druk was om snel te handelen, hebben we gewerkt in een breed multidisciplinair team bestaande uit vertegenwoordigers uit de business (sociaal domein), klantcontact en applicatiebeheerders.

Besluitvorming en transparantie

Een groep van in totaal 8 stakeholders aan de klantzijde die hetzij vanwege beslissingsbevoegdheid of vanwege uitvoerende kennis allemaal een bijdrage konden leveren. Zo waren we in staat om onder de bezielende leiding van de proceseigenaar (Redouan Barbari) zeer snel besluiten te nemen tijdens de dailysessies (2x per dag) en issues op te lossen. Maar ook belangrijk, zo had iedere stakeholder zicht op de voortgang, de issues waar we tegenaan liepen, maar ook uit eerste hand zicht op de oplossingen die we hebben gekozen.

Focus op het einddoel

In een crisissituatie is transparantie en het voorkomen van aannames uitermate belangrijk. Hierdoor zijn we in staat geweest om ook op de spannende momenten in een crisissituatie de positieve sfeer en focus op het einddoel te behouden en volgens verwachting op te leveren.