De uitdaging van 37.000 dossiers

Bij OD NZKG staan er ongeveer 37.000 dossiers klaar die gearchiveerd kunnen worden. Helaas gaat dit niet zo snel, want eerst moet elk dossier gecontroleerd worden. Kenmerken uit het dossier moeten correct vermeld staan in het zaaksysteem. Al langere tijd maakt deze omgevingsdienst gebruik van software die documenten metadateert. De kenmerken die de software uit het dossier haalt, moeten ook op die manier in het zaaksysteem staan. Dit is niet altijd het geval.

Het oude proces: handmatige controles

Een medewerker moet eerst het dossier aanbieden aan de software. Vervolgens wacht de medewerker totdat de software het dossier ‘teruggeeft’. Dit duurt de ene keer langer dan de andere keer. De medewerker kan ondertussen iets anders doen, maar de aandacht wordt erg verdeeld. De medewerker moet namelijk af en toe checken of de software al klaar is. Wanneer dit zo is, worden de kenmerken vergeleken met die in het zaaksysteem. De medewerker vult en past de gegevens aan waar nodig.

De digitale assistent als oplossing

Niemand was begonnen aan deze saaie en grote klus. Gelukkig kan een digitale assistent het werk niet saai of te groot vinden, daarom is deze ingezet om de klus te klaren. De digitale assistent voert in de nacht de controle uit op de dossiers. Als alle informatie is verwerkt in het zaaksysteem, wordt het dossier gearchiveerd. Zo niet, dan worden de gegevens aangepast en vervolgens gearchiveerd.

Resultaat: enorme tijdsbesparing

Met ongeveer 15 minuten afhandelingstijd per dossier zal de digitale assistent meer dan 9.000 menselijke werkuren besparen. Naast deze enorme tijdwinst wordt saai en repeterend werk voorkomen. Het archiveren kan beginnen!