Het proces: asbest- en sloopmeldingen

Dagelijks ontvangt de afdeling ‘Intake en administratie’ mails met asbest- en sloopmeldingen. Deze meldingen hebben een zeer korte verwerkingstermijn van maximaal twee dagen. Bovendien is het inboeken van de mails en de daarbij behorende documenten in het zaaksysteem een repetitieve, eentonige en tijdrovende taak. De medewerkers zijn ongeveer 20 minuten per melding kwijt voor het inboeken in het zaaksysteem.

De rol van de digitale assistent

De digitale assistent helpt de medewerkers van deze afdeling door vier keer per dag de mails te controleren op asbest- en sloopmeldingen. In het zaaksysteem wordt een nieuwe zaak aangemaakt en de mail met de bijlagen worden aan deze zaak bijgevoegd. Vervolgens wijst de robot deze zaak toe aan een toezichthouder. Door de inzet van deze digitale assistent hebben de medewerkers meer tijd voor andere inhoudelijke werkzaamheden en ze zijn erg tevreden over de prestaties van deze assistent. Bovendien was de terughoudendheid om RPA toe te passen voor dit proces helemaal omgeslagen naar ‘We kunnen tegenwoordig niet zonder onze digitale assistent’.

Uitbreiding en toekomstplannen

Door dit positieve effect en interne communicatie over RPA binnen de OMWB zijn er inmiddels meerdere digitale assistenten gebouwd bij OMWB. Bovendien stromen de aanvragen binnen om meer processen te automatiseren. De samenwerking met de klant was echt heel prettig, open en fijn. Dankzij deze pilot was de digitale assistent genomineerd voor de ‘Softbot Award 2022’ en heeft de OMWB begin dit jaar besloten om een eigen RPA Center of Excellence binnen de organisatie te realiseren.

OMWB experimenteert met ‘virtuele medewerker’