Start van de pilot

Gemeente Alphen aan den Rijn heeft in 2019 een pilot uitgevoerd met Robotic Process Automation (RPA) om deze nieuwe technologie en de toepasbaarheid in de organisatie te toetsen. Gekozen is voor een klein DIV-proces, dat handmatig kon worden opgestart, maar dat heel vaak (14.000x) per jaar voorkwam. Alternatieve (technische) oplossingen waren niet voorhanden, en hoewel het proces klein was, waren de consequenties van het niet 100% goed afhandelen groot.

Kick-off en voorbereidingen

De start van de pilot was met een kick-off met I&A om de juiste testomgeving en testdata te regelen en te kijken naar security eisen een juiste configuratie om zodoende straks ook echt en geruisloos naar productie te kunnen. Met de business was de kick-off erop gericht om betrokken medewerkers te informeren en te betrekken bij het project. En om verwachtingen en doelstellingen ten aanzien van de softbot te bespreken.

Bouwen en testen van de softbot

Nadat de voorbereidende werkzaamheden waren afgrond is in amper een week de softbot gebouwd, getest en is de uitval geanalyseerd. Omdat de doelstellingen die vooraf waren besproken ruimschoots werden behaald is in augustus 2019 besloten de robot naar productie te brengen. 

Resultaten en evaluatie van de pilot

Inmiddels draait de robot met een uitval van minder 1% en is de gemeente thans bezig met een plan voor opschaling naar meer robots. Rico Tuik, die als functioneel beheerder bij de pilot betrokken was en inmiddels zelf een aantal UiPath trainingen heeft gevolgd, is zeer tevreden over de inzet van RPA en ziet nog veel meer kansen. Ook over de aanpak en werkzaamheden van MvR & Partners tijdens de pilot is hij zeer tevreden: "Het inregelen van de technische omgevingen was het meeste werk samen met de betreffende offertes. Het bouwen van de softbot was zeer snel gedaan door de RPA-developer en deze werkt uitstekend. Indien processen veel voorkomen en niet te complex zijn, blijkt RPA een uitstekende oplossing.