Gemeenten
Digitaal archiveren bij Gemeente Den Helder
Gemeente Den Helder heeft een belangrijke stap gezet in de richting van efficiënter werken door een deel van hun archief te digitaliseren met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Dankzij een digitale assistent worden fysieke archiefstukken automatisch geregistreerd en verwerkt, wat zorgt voor een aanzienlijke besparing in tijd en opslagruimte. In dit artikel lees je hoe deze digitale transformatie tot stand kwam en hoe het project succesvol werd afgerond.
Gemeenten
Digitaal archiveren bij Gemeente Den Helder
Gemeente Den Helder heeft een belangrijke stap gezet in de richting van efficiënter werken door een deel van hun archief te digitaliseren met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Dankzij een digitale assistent worden fysieke archiefstukken automatisch geregistreerd en verwerkt, wat zorgt voor een aanzienlijke besparing in tijd en opslagruimte. In dit artikel lees je hoe deze digitale transformatie tot stand kwam en hoe het project succesvol werd afgerond.
Gemeenten
Digitaal archiveren bij Gemeente Den Helder
Gemeente Den Helder heeft een belangrijke stap gezet in de richting van efficiënter werken door een deel van hun archief te digitaliseren met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Dankzij een digitale assistent worden fysieke archiefstukken automatisch geregistreerd en verwerkt, wat zorgt voor een aanzienlijke besparing in tijd en opslagruimte. In dit artikel lees je hoe deze digitale transformatie tot stand kwam en hoe het project succesvol werd afgerond.
De keuze voor RPA in Den Helder
Gemeente Den Helder heeft begin 2020 een migratie uitgevoerd met Robotic Process Automation (RPA) om deze nieuwe technologie en de toepasbaarheid in de organisatie te toetsen. Er is gekozen voor een proces om een deel van het archief te digitaliseren. De digitale assistent (op basis van RPA) zorgt ervoor dat de fysieke stukken die worden ingescand door een extern bedrijf, op de juiste wijze geregistreerd worden in het zaaksysteem van de gemeente.
Besparing op opslagruimte
De archiefstukken zullen hierdoor eenvoudig digitaal vindbaar zijn en de fysieke stukken kunnen vernietigd worden. Dit zal ook een flinke besparing van opslagruimte opleveren.
Kick-off en ontwikkeling
Het project is eind 2019 gestart met een inventarisatie. Na het regelen van de randvoorwaarden is begin januari een kick-off geweest met de medewerkers (key-user, proceseigenaar en applicatiebeheerder) en developers om het proces nogmaals goed door te nemen en besluiten te nemen over bepaalde keuzes die de digitale assistent moest gaan maken (bijvoorbeeld in het geval van uitval). Dit ging zonder problemen en al snel kon er worden gebouwd.
Snelle implementatie
Binnen een tijdsbestek van een week is de digitale assistent gebouwd en getest. In week 2 is een live demo geregeld op locatie om de digitale assistent aan het werk te zien en om te kijken of er nog bepaalde aanpassingen gedaan moesten worden. De digitale assistent werkte naar behoren en er werd besloten dat de digitale assistent, na wat kleine aanpassingen, naar productie gebracht kon worden.
Livegang en resultaten
Het naar productie brengen van de digitale assistent verliep vlekkeloos. Begin februari is de digitale assistent live gegaan en overgedragen aan de key-user. Hierbij is ook gelijk het functioneel ontwerp en een handleiding opgeleverd om de key-user handvaten te bieden over het gebruik van de digitale assistent.
1400+ archiefstukken digitaal
Gelijk na de livegang van de digitale assistent zijn 1400+ fysieke stukken met minimale uitval digitaal gearchiveerd. Jane Dovator, die als key-user van de digitale assistent, is zeer tevreden over de inzet van RPA en ziet zelf nog veel meer kansen om deze technologie breder in te gaan zetten.
Tevredenheid en verdere inzet
“Mijn ervaring met het inzetten van de digitale assistent en de begeleiding vanuit MvR is heel positief. Al onze wensen zijn verwerkt en we kregen een goede en duidelijke presentatie bij de oplevering. De digitale assistent is makkelijk in gebruik, met twee klikjes zet je de robot aan en in korte tijd worden er veel zaken gearchiveerd. De kwaliteit van het proces blijft gewaarborgd doordat de digitale assistent alle activiteiten in een logbestand wegschrijft. Zo kan er achteraf gelezen worden wat er is verwerkt en waar nog een tweede keer naar gekeken moet worden.”
Jane Dovator.
Dit bericht delen?
Cases
Lees meer cases
Slimme orderverwerking: RPA en Alteryx in de logistiek
Digitale medewerkers bij Sociaal Domein Meerinzicht
Power Automate-training voor de Nederlandse Drogisterij Service (DA)
IVO Rechtspraak en RPA
Gemeente Lelystad en RPA-gebruik
Virtuele assistent Tozo bij gemeente Hilversum
Casus Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN)
Op weg naar een Centre of Excellence RPA | De Virtual Workforce van NBCUniversal
Processen robotiseren bij de gemeente Amsterdam
Radboud UMC kiest voor een Vecozo-assistent
Nieuwe bot Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)
Virtuele assistent Zaffier (Halte Werk)
De digitale Energietoeslag Assistent
Digitaal archiveren bij Gemeente Den Helder
Bouw je eigen robot – workshop bij het UWV
Efficiëntie verbeterd met de Digitale Controle Assistent
DIV Robot voor Gemeente Alphen aan den Rijn
Een digitale medewerker die meldingen bodemkwaliteit afhandelt
Van pilot naar Center of Excellence
Inzet van RPA bij Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB)
Pilot RPA voor de gemeente Hilversum
Tozo afhandeling bij Gemeente Alphen gerobotiseerd
Succesvol Process Mining traject
Robotisering en akten burgerlijke stand
Stuf assistent voor Midden-Groningen
Een digitale archiefmedewerker voor Omgevingsdienst NZKG
Digitale assistent voor energietoeslagproces
Cases
Lees meer cases
Slimme orderverwerking: RPA en Alteryx in de logistiek
Digitale medewerkers bij Sociaal Domein Meerinzicht
Power Automate-training voor de Nederlandse Drogisterij Service (DA)
IVO Rechtspraak en RPA
Gemeente Lelystad en RPA-gebruik
Virtuele assistent Tozo bij gemeente Hilversum
Casus Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN)
Op weg naar een Centre of Excellence RPA | De Virtual Workforce van NBCUniversal
Processen robotiseren bij de gemeente Amsterdam
Radboud UMC kiest voor een Vecozo-assistent
Nieuwe bot Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)
Virtuele assistent Zaffier (Halte Werk)
De digitale Energietoeslag Assistent
Digitaal archiveren bij Gemeente Den Helder
Bouw je eigen robot – workshop bij het UWV
Efficiëntie verbeterd met de Digitale Controle Assistent
DIV Robot voor Gemeente Alphen aan den Rijn
Een digitale medewerker die meldingen bodemkwaliteit afhandelt
Van pilot naar Center of Excellence
Inzet van RPA bij Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB)
Pilot RPA voor de gemeente Hilversum
Tozo afhandeling bij Gemeente Alphen gerobotiseerd
Succesvol Process Mining traject
Robotisering en akten burgerlijke stand
Stuf assistent voor Midden-Groningen
Een digitale archiefmedewerker voor Omgevingsdienst NZKG
Digitale assistent voor energietoeslagproces
Cases
Lees meer cases
Slimme orderverwerking: RPA en Alteryx in de logistiek
Digitale medewerkers bij Sociaal Domein Meerinzicht
Power Automate-training voor de Nederlandse Drogisterij Service (DA)
IVO Rechtspraak en RPA
Gemeente Lelystad en RPA-gebruik
Virtuele assistent Tozo bij gemeente Hilversum
Casus Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN)
Op weg naar een Centre of Excellence RPA | De Virtual Workforce van NBCUniversal
Processen robotiseren bij de gemeente Amsterdam
Radboud UMC kiest voor een Vecozo-assistent
Nieuwe bot Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)
Virtuele assistent Zaffier (Halte Werk)
De digitale Energietoeslag Assistent
Digitaal archiveren bij Gemeente Den Helder
Bouw je eigen robot – workshop bij het UWV
Efficiëntie verbeterd met de Digitale Controle Assistent
DIV Robot voor Gemeente Alphen aan den Rijn
Een digitale medewerker die meldingen bodemkwaliteit afhandelt
Van pilot naar Center of Excellence
Inzet van RPA bij Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB)
Pilot RPA voor de gemeente Hilversum
Tozo afhandeling bij Gemeente Alphen gerobotiseerd
Succesvol Process Mining traject
Robotisering en akten burgerlijke stand
Stuf assistent voor Midden-Groningen
Een digitale archiefmedewerker voor Omgevingsdienst NZKG
Digitale assistent voor energietoeslagproces
Cases
Lees meer cases
Slimme orderverwerking: RPA en Alteryx in de logistiek
Digitale medewerkers bij Sociaal Domein Meerinzicht
Power Automate-training voor de Nederlandse Drogisterij Service (DA)
IVO Rechtspraak en RPA
Gemeente Lelystad en RPA-gebruik
Virtuele assistent Tozo bij gemeente Hilversum
Casus Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN)
Op weg naar een Centre of Excellence RPA | De Virtual Workforce van NBCUniversal
Processen robotiseren bij de gemeente Amsterdam
Radboud UMC kiest voor een Vecozo-assistent
Nieuwe bot Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)
Virtuele assistent Zaffier (Halte Werk)
De digitale Energietoeslag Assistent
Digitaal archiveren bij Gemeente Den Helder
Bouw je eigen robot – workshop bij het UWV
Efficiëntie verbeterd met de Digitale Controle Assistent
DIV Robot voor Gemeente Alphen aan den Rijn
Een digitale medewerker die meldingen bodemkwaliteit afhandelt
Van pilot naar Center of Excellence
Inzet van RPA bij Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB)
Pilot RPA voor de gemeente Hilversum
Tozo afhandeling bij Gemeente Alphen gerobotiseerd
Succesvol Process Mining traject
Robotisering en akten burgerlijke stand
Stuf assistent voor Midden-Groningen
Een digitale archiefmedewerker voor Omgevingsdienst NZKG
Digitale assistent voor energietoeslagproces
Cases
Lees meer cases
Slimme orderverwerking: RPA en Alteryx in de logistiek
Digitale medewerkers bij Sociaal Domein Meerinzicht
Power Automate-training voor de Nederlandse Drogisterij Service (DA)
IVO Rechtspraak en RPA
Gemeente Lelystad en RPA-gebruik
Virtuele assistent Tozo bij gemeente Hilversum
Casus Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN)
Op weg naar een Centre of Excellence RPA | De Virtual Workforce van NBCUniversal
Processen robotiseren bij de gemeente Amsterdam
Radboud UMC kiest voor een Vecozo-assistent
Nieuwe bot Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)
Virtuele assistent Zaffier (Halte Werk)
De digitale Energietoeslag Assistent
Digitaal archiveren bij Gemeente Den Helder
Bouw je eigen robot – workshop bij het UWV
Efficiëntie verbeterd met de Digitale Controle Assistent
DIV Robot voor Gemeente Alphen aan den Rijn
Een digitale medewerker die meldingen bodemkwaliteit afhandelt
Van pilot naar Center of Excellence
Inzet van RPA bij Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB)
Pilot RPA voor de gemeente Hilversum
Tozo afhandeling bij Gemeente Alphen gerobotiseerd
Succesvol Process Mining traject
Robotisering en akten burgerlijke stand
Stuf assistent voor Midden-Groningen
Een digitale archiefmedewerker voor Omgevingsdienst NZKG
Digitale assistent voor energietoeslagproces
Neem contact met ons op
Hoe kunnen we helpen?
Neem contact met ons op
Hoe kunnen we helpen?
Neem contact met ons op
Hoe kunnen we helpen?
De keuze voor RPA in Den Helder
Gemeente Den Helder heeft begin 2020 een migratie uitgevoerd met Robotic Process Automation (RPA) om deze nieuwe technologie en de toepasbaarheid in de organisatie te toetsen. Er is gekozen voor een proces om een deel van het archief te digitaliseren. De digitale assistent (op basis van RPA) zorgt ervoor dat de fysieke stukken die worden ingescand door een extern bedrijf, op de juiste wijze geregistreerd worden in het zaaksysteem van de gemeente.
Besparing op opslagruimte
De archiefstukken zullen hierdoor eenvoudig digitaal vindbaar zijn en de fysieke stukken kunnen vernietigd worden. Dit zal ook een flinke besparing van opslagruimte opleveren.
Kick-off en ontwikkeling
Het project is eind 2019 gestart met een inventarisatie. Na het regelen van de randvoorwaarden is begin januari een kick-off geweest met de medewerkers (key-user, proceseigenaar en applicatiebeheerder) en developers om het proces nogmaals goed door te nemen en besluiten te nemen over bepaalde keuzes die de digitale assistent moest gaan maken (bijvoorbeeld in het geval van uitval). Dit ging zonder problemen en al snel kon er worden gebouwd.
Snelle implementatie
Binnen een tijdsbestek van een week is de digitale assistent gebouwd en getest. In week 2 is een live demo geregeld op locatie om de digitale assistent aan het werk te zien en om te kijken of er nog bepaalde aanpassingen gedaan moesten worden. De digitale assistent werkte naar behoren en er werd besloten dat de digitale assistent, na wat kleine aanpassingen, naar productie gebracht kon worden.
Livegang en resultaten
Het naar productie brengen van de digitale assistent verliep vlekkeloos. Begin februari is de digitale assistent live gegaan en overgedragen aan de key-user. Hierbij is ook gelijk het functioneel ontwerp en een handleiding opgeleverd om de key-user handvaten te bieden over het gebruik van de digitale assistent.
1400+ archiefstukken digitaal
Gelijk na de livegang van de digitale assistent zijn 1400+ fysieke stukken met minimale uitval digitaal gearchiveerd. Jane Dovator, die als key-user van de digitale assistent, is zeer tevreden over de inzet van RPA en ziet zelf nog veel meer kansen om deze technologie breder in te gaan zetten.
Tevredenheid en verdere inzet
“Mijn ervaring met het inzetten van de digitale assistent en de begeleiding vanuit MvR is heel positief. Al onze wensen zijn verwerkt en we kregen een goede en duidelijke presentatie bij de oplevering. De digitale assistent is makkelijk in gebruik, met twee klikjes zet je de robot aan en in korte tijd worden er veel zaken gearchiveerd. De kwaliteit van het proces blijft gewaarborgd doordat de digitale assistent alle activiteiten in een logbestand wegschrijft. Zo kan er achteraf gelezen worden wat er is verwerkt en waar nog een tweede keer naar gekeken moet worden.”
Jane Dovator.
Dit bericht delen?
Inspiratie ontvangen van ons?
Copyright © 2024 MVR Digital Workforce
Inspiratie ontvangen van ons?
Copyright © 2024 MVR Digital Workforce
Inspiratie ontvangen van ons?
Copyright © 2024 MVR Digital Workforce
Inspiratie ontvangen van ons?
Copyright © 2024 MVR Digital Workforce
Inspiratie ontvangen van ons?
Copyright © 2024 MVR Digital Workforce
100VH
100VH
100VH
100VH
80px
80px
80px
80px
Fill
Fill
Fill
Fill