Uitlezen van het e-formulier

De eerste stap die wordt genomen is het uitlezen van een door de gemeente opgesteld e-formulier waarin de cliënt een aanvraag voor de energietoeslag heeft gedaan. De belangrijkste informatie die voor de volgende stappen nodig is, is het BSN-nummer. Met het BSN-nummer start de Digitale Assistent een zoekopdracht wat kan resulteren in de volgende uitkomsten:

• Cliënt is nog niet bekend;

• Cliënt is bekend en heeft al een gekoppeld cliëntnummer.

Cliëntinformatie ophalen

Mocht het eerste resultaat voorkomen, dan kan worden gekozen voor het ophalen van de cliëntinformatie via het BRP-register. Via deze informatie kan een cliëntdossier worden aangemaakt. De keuze kan ook worden gemaakt om de Digitale Assistent deze stap niet te laten uitvoeren en bij een onbekende cliënt de aanvraag neer te leggen bij de medewerkers binnen de gemeente.

Aanmaken van een nieuw werkproces

Als de Digitale Assistent het cliëntnummer heeft kunnen ophalen, kan op basis hiervan een nieuw werkproces worden aangemaakt. Bij het aanmaken van dit werkproces vult de Digitale Assistent de door de gemeente gekozen informatie in (bijvoorbeeld: regeling, groep, aard bijstand, code aard bijstand en/of gemeentecode).

Koppelen van documenten

Nadat het werkproces is aangemaakt, kan de Digitale Assistent dit werkproces terugvinden in de werkvoorraad. Na het openen van het juiste werkproces verschijnen er meerdere open actiepunten. De Digitale Assistent kan hier de stap ‘Koppelen documenten’ openen en daar alle bij de aanvraag behorende bijlages aan het werkproces toevoegen.

Afronding van het proces

Na afronden van deze stap zal de Digitale Assistent de aanvraag in de mailinbox verplaatsen naar een map ‘Verwerkt’ en kunnen de medewerkers binnen de gemeente verder gaan met het correct verwerken van de aanvraag.

Voordelen van de Digitale Assistent

Dit proces is opnieuw een mooi voorbeeld van de ware kracht van RPA. De assistenten worden binnen twee weken opgeleverd en voorkomen onnodige piekbelasting voor medewerkers. De medewerkers kunnen zich door de aanwezigheid van de Digitale Assistent weer focussen op werkzaamheden die waarde toevoegen en waar hun kennis onmisbaar is en de burger is gegarandeerd van een snelle afhandeling van de energieaanvraag.

Ben je benieuwd naar deze assistent of zie je kansen voor RPA binnen een ander proces? Neem contact op!