Overdracht van vergunningszaken

Wanneer vergunningszaken bij de ODG zijn afgerond, moeten deze voor archivering worden overgezet naar de zaakapplicatie van gemeente Midden-Groningen, in dit geval Djuma van Circle Software. Doordat een conversie erg duur zou worden, kon de gemeente geen gebruik maken van de veelvoorkomende stuf-koppeling. Zij hebben besloten dat RPA hier een goede oplossing voor zou zijn, en dat is gebleken.

Voordelen voor medewerkers

Jaarlijks worden er ruim 2000 zaken handmatig overgezet van Powerbrowser naar Djuma. Dit is tijdrovend werk waar de medewerkers weinig energie van krijgen. Bovendien zijn dit werkzaamheden die naast alle bestaande taken uitgevoerd moeten worden. Door RPA in te zetten worden de medewerkers ontlast en hoeven zij enkel de digitale assistent aan het werk te zetten voor het overzetten van de afgeronde zaken. Dit levert hun veel waardevolle tijd op en zorgt voor meer werkplezier.

Werkwijze van de digitale assistent

De digitale assistent logt in op de digitale omgeving en vervolgens in Powerbrowser. Hier is een overzicht te vinden van de nieuwe afgeronde zaken. De assistent haalt alle informatie op, die vooraf is bepaald als de scope van het proces, inclusief alle metadatering en documenten. Vervolgens logt de digitale assistent in op Djuma. Alle afgeronde zaken worden vervolgens individueel aangemaakt als nieuwe zaak binnen het zaaksysteem en alle relevante informatie wordt toegevoegd. De digitale assistent maakt een vertaalslag waardoor alle zaken de juiste bewaartermijn meekrijgen en wanneer het resultaat is toegekend, wordt de zaak afgerond. Als laatste stuurt de assistent, wanneer nodig, een mail naar de ODG of de BAG ter informatie.

Brede toepasbaarheid van de Stuf Assistent

Deze oplossing is niet alleen voor de medewerkers van gemeente Midden-Groningen een uitkomst, maar ook voor de gemeente zelf. Door gebruik te maken van RPA hebben zij een goedkope, snelle, maar ook stabiele oplossing gevonden voor het overbrengen van afgeronde zaken. Daarbij zijn zij grondlegger geweest voor de eerste modulaire oplossing binnen RPA.

Uitwisselbaarheid van de Assistent

Deze stuf-assistent is namelijk zo gebouwd, dat andere organisaties hier ook eenvoudig gebruik van kunnen maken. De applicaties waar de digitale assistent mee werkt zijn inwisselbaar, waardoor ook gemeenten met bijvoorbeeld Decos, Atos, en zaaksysteem.nl gebruik kunnen maken van de digitale assistent. Maar ook de andere kant is inwisselbaar zodat organisaties met Squit of Key2Vergunningen met deze assistent geholpen kunnen worden.

Toekomst van de Stuf Assistent

Dit vergroot de duurzaamheid van de digitale assistenten en zorgt voor lagere kosten voor de gebruikende partijen. De digitale assistent is op verschillende manieren in te zetten. Zo kan de assistent een plek krijgen binnen de RPA-omgeving die een organisatie mogelijk al heeft ontwikkeld, maar kan de assistent ook door middel van Robots-as-a-Service geactiveerd worden. Deze manier maakt het mogelijk om ook zonder eigen RPA-omgeving gebruik te maken van deze digitale assistent. Gefaciliteerd door een ISO- en NEN-gecertificeerd platform worden deze digitale assistenten dan ingezet.