De meeste organisaties zijn inmiddels voorbij de eerste fase van automatisering. Er draaien RPA-robots, soms van meerdere leveranciers, Python-scripts, workflows in verschillende systemen en steeds vaker AI-agents. Daartussen werken medewerkers die uitzonderingen afhandelen, beslissingen nemen en processen bewaken. Elk onderdeel werkt op zich, maar het geheel is voor veel CIO’s en managers lastig te overzien en nog lastiger te sturen.

Het probleem: automatisering zonder overzicht
Elke automatiseringstool heeft een eigen console, eigen dashboards, eigen logging en eigen licenties. Daardoor ontbreekt een totaalbeeld. Hoe presteert een end-to-end proces waarin een robot, een AI-agent en een medewerker samenwerken? Waar loopt het vast, en wie is verantwoordelijk als een SLA niet wordt gehaald? Die vragen zijn vaak alleen te beantwoorden door gegevens uit verschillende omgevingen bij elkaar te zoeken.

Daarbij komen andere problemen. Teams bouwen vergelijkbare automatiseringen opnieuw, omdat niemand weet wat er al bestaat. Licenties overlappen elkaar en de kosten lopen op. De afhankelijkheid van één leverancier groeit, waardoor overstappen of combineren duur wordt. En AI-agents komen steeds vaker buiten het centrale toezicht in productie, zoals dat eerder bij RPA gebeurde. Dat is niet alleen een kostenrisico, maar ook een risico voor compliance en informatiebeveiliging.

De oplossing: één regielaag boven het landschap
Intelligent Orchestration is een leveranciersonafhankelijk platform dat bovenop het bestaande automatiseringslandschap komt. Het vervangt niets, maar brengt robots, scripts, AI-agents en medewerkers samen in één omgeving voor monitoring, governance en orkestratie.

Met één overzicht ziet u alle bots, workflows en agents, ongeacht de leverancier, inclusief SLA’s, wachtrijen en fouten. Governance is centraal geregeld, met rolgebaseerde toegang, vier-ogen-goedkeuring, onveranderbare audit trails en beleidsregels die aansluiten op ISO 27001 en de AVG. Processen waarin robots, AI-agents en mensen samenwerken worden end-to-end georkestreerd. Medewerkers worden ingeschakeld waar hun oordeel nodig is, bijvoorbeeld bij beslissingen waarover een AI-agent onvoldoende zeker is. Supervisors kunnen werk pauzeren, omleiden of overnemen, en voor AI-agents gelden budgetten en een noodstop.

AI-agents worden zo behandeld als digitale medewerkers die onder dezelfde spelregels vallen als de rest van de organisatie: met een wachtrij, SLA’s, een audit trail en zichtbare kosten.

Wat het oplevert voor de organisatie?
De belangrijkste winst is regie. U houdt grip op een landschap dat steeds complexer wordt, zonder bestaande investeringen af te schrijven. Doordat het platform leveranciersonafhankelijk is, kiest u per toepassing de beste technologie en wordt u minder afhankelijk van één partij. Inzicht in wat er al bestaat voorkomt dubbel werk en maakt ruimte om licenties te consolideren. En met één audit trail over mensen, robots en agents heen kunt u aan auditors, toezichthouders en de directie laten zien hoe processen verlopen en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Dat dit in de praktijk werkt, laat onder meer het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) zien. Het CJIB beheert zo’n 75 geautomatiseerde processen en koos na een marktconsultatie en aanbesteding voor Intelligent Orchestration, met MvR Digital Workforce als implementatiepartner. Robots verwerken de werkvoorraad binnen vaste termijnen, medewerkers pakken de vervolgstappen op en via dashboards zien proceseigenaren wat elk proces oplevert. Een harde eis was dat het platform niet alleen werk uit UiPath kon ophalen, maar ook uit het eigen zaaksysteem van het CJIB.

Ook PPHE Hotel Group zette Intelligent Orchestration in. Medewerkers waren daar veel tijd kwijt aan het handmatig bewaken van SLA’s in verschillende tools, en de organisatie had last van vendor lock-in en losse silo’s. Dankzij de inzet van Intelligent Orchestration van SmartBPA Catalyst zijn deze problemen opgelost. 

Maar ook gemeenten kiezen steeds vaker voor Intelligent Orchestration zodat ze vendor onafhankelijk zicht houden op end-to-end oplossingen. Monitoring minder moeite kost dan bijvoorbeeld een eigen dashboard bouwen. En data die wordt gebruikt in Intelligent Orchestration ook kunnen gebruiken voor bijvoorbeeld process mining. 

Regie houden in de agentic era
De komende jaren groeit het aantal AI-agents in organisaties snel. Wie nu geen fundament legt voor overzicht en governance, krijgt dezelfde wildgroei als bij de eerste golf van RPA, maar dan met systemen die zelfstandig beslissingen nemen. Een centrale regielaag is daarom geen luxe, maar een voorwaarde om automatisering en AI verantwoord op te schalen.

MvR Digital Workforce plant online demo’s van Intelligent Orchestration in heel Europa. Wilt u zien wat Intelligent Orchestration in uw eigen landschap kan betekenen? Plan een demo met Frank: frank.mester@mvrdw.nl