Intelligent Orchestration is de stille kracht achter systemen die naadloos samenwerken.
Hoe zorg je dat data, AI en processen slim worden aangestuurd, zonder privacy uit het oog te verliezen?
In dit interview verkennen we de inzichten, keuzes en lessen uit de dagelijkse praktijk samen met Jeroen Tjemmes RPA Developer/Consultant bij Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), Ministerie van Justitie en Veiligheid.

• Goedemorgen Jeroen, dank voor jouw tijd. CIJB, wat voor type organisatie is het? Wat is jouw rol binnen de organisatie?

Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) is een uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid en het ministerie van Justitie en Veiligheid. Je kent ons waarschijnlijk van de verkeersboetes, maar het CJIB doet veel meer. We hebben ook een coördinerende en regisserende rol in de uitvoering van strafrechtelijke beslissingen in Nederland. Dat houdt o.a. in dat we in samenwerken met het Openbaar Ministerie (OM), Politie, Reclassering en Dienst Justitiële Inrichtingen(DJI) er voor zorg dragen dat bijvoorbeeld taakstraffen worden uitgevoerd, slachtoffers een schadevergoeding krijgen uitgekeerd, deze verhaald worden op de daders en gearresteerden tijdig van een Politie bureau naar de juiste Penitentiaire Inrichting (P.I.) worden getransporteerd. IT en digitalisering hebben hierin een grote rol, met innovatieve systemen, zoals digitale portalen, robotisering en data gedreven dienstverlening.

Ik ben RPA developer/consultant en mijn taak is dat ik mijn collega’s help om hun werk sneller, nauwkeuriger en efficiënter te doen. Ik vertaal complexe processen naar concrete oplossingen. Bijvoorbeeld door herhalende processen te automatiseren zodat zij zich kunnen focussen op de mens achter de zaak.

• Hoe is jullie Automation Journey begonnen? Hoe lang zijn jullie al onderweg?

Onze Automation Journey is in 2018 begonnen en kwam voort uit het project van de digitale transformatie destijds. Samen met een interne collega en een externe partner zijn we vanuit een pilot fase van start gegaan. Het eerste proces dat we toen ontwikkeld hebben, functioneert nog steeds en is in de loop der tijd steeds verder ontwikkeld en uitgebreid.

• Wat kenmerkt de tweede fase van de journey, en hoe ziet de derde fase eruit?

De tweede fase van onze journey kenmerkt zich vooral door overzicht en controle te houden van de vele gerobotiseerde processen (±75) die we als team inmiddels onderhanden hebben, maar ook dat we de business willen faciliteren met inzichten in de werkzaamheden en afhandelingen van hun gerobotiseerde processen. De derde fase zal zich zeker grotendeels gaan richten op AI gerelateerde zaken.

• Wat was de aanleiding om op zoek te gaan naar een oplossing? Hoe was het proces?

Het willen verlagen van onze beheerlasten, efficiënter gebruik kunnen maken van onze robot capaciteit, benefit management en de wens van het beleggen van eigenaarschap van de gerobotiseerde processen bij de business, was voor ons aanleiding te zoeken naar tooling die ons hierin goed kon faciliteren. Na eerder ervaring op te hebben gedaan met een aantal andere applicaties, die echter niet voldeden aan onze wensen, zijn we in 2024 gestart met een marktconsultatie traject. Na de uitkomst van de aanbesteding zijn we in het vierde kwartaal van 2025 gestart met de implementatie en gebruik neming van SmartBPA Catalyst.

• Wat houdt orchestreren eigenlijk in?

Orkestreren houdt voor ons in dat alle te verwerken voorraad van de gerobotiseerde processen binnen een bepaalde tijd wordt opgepakt en verwerkt, met de capaciteit van beschikbare robotmachines. Een goed overzicht van de werkvoorraad, met inzicht in de oudste taak per te verwerken proces en in (niet)succesvolle verwerkingen, is hierbij van essentieel belang.

• Kun je een paar uitdagingen noemen die opgelost moesten worden?

De grootste uitdaging die opgelost moest worden is dat de nieuwe tooling naast de Uipath Orchestrator Queue ook werkvoorraad kan halen uit een eigen ontwikkeld case afhandelings syteem.

• Waarom is er voor de oplossing van SMARTBPA gekozen?

Doordat SmartBPA geheel voldeed aan het programma van eisen die in ons aanbesteding uitvraag stonden, waarbij het op kunnen vragen van werkvoorraad uit ons eigen case afhandelingssysteem voor ons essentieel was, is de keuze op hen gevallen.

• Hoe verliep de implementatie en hoe lang duurde het?

De implementatie verliep heel voortvarend. Vooraf hebben we een online training gevolgd en hebben we de requirements gekregen met betrekking tot de inrichting van het applicatie/server landschap. Nadat de omgevingen (ONT, ATO en PRO) waren opgeleverd hebben we een workshop/training van één dag belegd, deels op kantoor en deels via een videoverbinding met SmartBPA. De installatie van de software ging zo eenvoudig, soepel en snel dat we genoeg tijd over hadden om, nadat we de Uipath Orchestrator queue hadden geïmporteerd, de eerste processen al aan te maken en over te zetten in SmartBPA Catalyst op de productie omgeving. We zijn rustig begonnen, om ook een gevoel te krijgen waarbij we eerst een aantal processen op één robot zijn gaan runnen en langzamerhand zijn we dat zelf uit gaan breiden, met meerdere processen en over verschillende robot machines.

• Wat is de strategische meerwaarde van deze implementatie?

De strategische meerwaarde van SmartBPA Catalyst is dat we de business kunnen voorzien van informatie in wat een gerobotiseerd proces voor hen oplevert qua benefits en wat het voor de werkvloer doet. Daarnaast kunnen we er nu geautomatiseerd voor zorgen dat bepaalde voorraden voor een bepaalde tijd verwerkt kunnen worden, zodat de collega’s daarna verder kunnen met handelingen die daarop volgen. Ook kunnen we nu het eigenaarschap van de gerobotiseerde processen bij de business leggen, omdat zij de inzichten nu via dashboards kunnen verkrijgen.

• Wat is het meest verrassende voor jou geweest in dit traject?

Door een goede voorbereiding kenden we weinig tot geen verassingen binnen het traject. De software is eenvoudig qua opzet en door er direct mee aan de slag te gaan bekwaam je je al snel. Om dan toch een verrassend element te noemen is de eenvoud van software updates. Dat is gewoon de server stoppen, daarna de huidige software overschrijven met de nieuwe en de server weer starten, zo eenvoudig!

• Wat is de meerwaarde van een implementatiepartner?

De meerwaarde van MVR Digital Workforce als implementatie partner is dat zij van alle markten thuis zijn. Hun uitgebreide expertise van RPA en ervaringen daarop bij een groot diversiteit aan klanten maken dat zij daardoor heel goed kunnen inspringen bij vraagstukken, issues en hoe de inrichting vanuit de huidige omgeving het beste kan plaatsvinden.

• Welke andere organisaties kunnen baat hebben bij deze oplossing? Welke adviezen zou je hen geven?

Als diegene die bovenstaande gelezen heeft denkt deze toepassing is ook erg interessant voor ons, dan zou ik zeker adviseren te kijken naar de mogelijkheden van wat een Intelligent Orchestration pakket voor hen kan betekenen. Een tip die ik hierbij kan en wil meegeven is, neem ook contact op met organisaties die hier al gebruik van maken. Dat hebben wij ook gedaan en die kennisuitwisseling heeft ons ook heel goed geholpen. 

Voor vragen over Intelligent Orchestration kun je een mail sturen naar: info@mvrdw.nl