Vandaag gaan we in gesprek met een van onze meest ervaren collega’s op het gebied van RPA. Nick Wesseling, Senior Hyperautomation Consultant, heeft meerdere CoE opgericht bij verschillende organisaties en binnen verschillende sectoren. Wij stellen hem vijf vragen over hoe het in zijn werk gaat. 

Dag Nick, kun je ons in het kort uitleggen wat RPA is? 

Robotic Process Automation (RPA) is een kansrijke technologie om processen te automatiseren en daarbij een aantal doelstellingen te behalen, zoals het verlagen van de administratieve druk, het versnellen van de uitvoering van processen en het wegnemen van eentonig werk. Daarnaast levert RPA een bijdrage aan excellente dienstverlening en optimale bedrijfsvoering.  

RPA is een low-code oplossing die veelzijdig toepasbaar is en als unieke eigenschap heeft dat het, net zoals mensen, kan  werken met een user interface (account, inlognaam en wachtwoord). Hierdoor is het relatief eenvoudig om interne medewerkers op te leiden en hiermee zowel het beheer als het ontwikkelen van nieuwe automatisering in eigen huis te verzorgen.  

Wat betekent het voor een organisatie om van pilot naar CoE te gaan? 

Dat is een stapsgewijze transitie. De overgang van een pilotfase naar een Center of Excellence is een cruciale stap in de volwassenheid van een organisatie en in het behalen van de doelstellingen van de inzet van RPA. Wat soms begint als een kleinschalig experiment, waarin nieuwe technologieën, processen of werkwijzen worden getest, moet zich ontwikkelen tot een structurele en strategische pijler die de hele organisatie ten goede komt. Deze transitie vereist zorgvuldige planning, borging van kennis en best practices en de juiste inzet van middelen.   

De overgang van een pilotfase naar een Center of Excellence markeert ook een belangrijke mijlpaal in het streven naar continue verbetering en organisatiebrede impact. Door een gestructureerde aanpak, een focus op kennisdeling en voortdurende innovatie kan het CoE een fundamentele en strategische rol spelen in het succes en de groei van de organisatie en adoptie van nieuwe technologie (zoals AI).  

Hoe zet je deze transitie in gang? 

In de aanpak die ik samen met mijn collega’s heb ontworpen staat het leren en coachen van de medewerkers binnen de klantorganisatie bij elke stap centraal.
Zo leren ze zelf te beoordelen of processen geschikt zijn voor automatisering en daadwerkelijk te ontwikkelen. Ik zie hier vaak informatiemanagers, business process managers en functioneel applicatiebeheerders die de rol van RPA Business Analist oppakken.  

In de beginfase van elke automation journey is het niet alleen belangrijk om de juiste analyses en keuzes te maken, maar daarnaast ook draagvlak te creëren binnen de organisatie. In onze way of working is daarom ook ruim plaats voor samenwerking tussen enerzijds de mensen die de digitale assistenten maken en anderzijds de business, informatiemanagers en functioneel beheer.  

RPA geeft het beste resultaat als het bijdraagt aan de bedrijfs- en organisatiedoelstellingen. 
Het is dus belangrijk om een roadmap te maken die zich richt op toekomstige ontwikkelingen binnen de organisatie.  

Wat is in jouw ogen een van de meest interessante fasen? 

Misschien wel een van de leukste fasen aan het begin van elke automation journey is om een of meerdere processen te identificeren die kansrijk zijn om met RPA te automatiseren. (Wat wij in slang processen ophalen noemen). Dit hoeven juist geen complexe processen te zijn; belangrijk is om in te zoomen op de vraag: waar zie je repeterende acties in de flow, waar zie je tijdverspilling, waar zie je daling in efficiëntie? Per proces worden zeven vaste stappen doorlopen. Deze stappen maken deel uit van onze way-of-working die we meebrengen in onze aanpak en finetunen aan de manier van werken binnen de klantorganisatie zelf.  

Wil je zeggen dat als organisaties de 7 ‘gouden’ stappen keurig volgen, ze daarna hun eigen digitale assistenten kunnen maken? 

Elke klantorganisatie die deze aanpak volgt, kijkt mee in hoe ik en mijn team een proces beschrijven in een functioneel ontwerp en op welke wijze wij een digitale medewerker bouwen. De organisaties mogen vervolgens hun eigen RPA-developers in opleiding laten meedraaien met de bouw, het testen, de livegang en het beheer van de digitale assistenten. 

Stapsgewijs doen we het eerst voor, daarna doen we het samen en uiteindelijk helpen we vooral met senior review en bijdragen. Dus, ja in de praktijk in mijn rol als PO, regel ik dat digitale medewerkers worden gebouwd en live gezet, vervolgens kan het nieuwe team verder omdat er genoeg kennis in huis is en ik kan de organisatie adviseren in de volgende stappen van hun automation journey. 

Benieuwd naar de 7 stappen aanpak van Nick? Voel je vrij om hem direct te benaderen via LinkedIn of om een gesprek met hem te boeken via: info@mvrdw.nl.