Partou kinderopvang is een kinderopvangorganisatie die werd opgericht in 1984. In 2019 fuseerden Partou en KidsFoundation/Smallsteps. Inmiddels heeft de organisatie ook vestigingen in Engeland en Duitsland, en is The Wonder Weeks een onderdeel van de organisatie geworden. Partou heeft nu meer dan 900 locaties en ongeveer 13.000 medewerkers die dagelijks opvang bieden aan zo’n 80.000 kinderen.

De missie van Partou is om ieder kind spelenderwijs voor te bereiden op de toekomst. Ze creëren een omgeving waarin kinderen zichzelf, anderen en de wereld om hen heen kunnen ontdekken. Het is voor Partou belangrijk dat elk kind een gelijke kans krijgt om zich te ontwikkelen, en ze stimuleren kinderen om zowel hun eigen talenten als die van anderen te ontdekken. Daarnaast investeert Partou in pedagogisch onderzoek en werkt het samen met universiteiten en onderwijsinstellingen om de kwaliteit van de opvang continu te verbeteren. Innovatie en duurzaamheid spelen een belangrijke rol, zowel in de operaties als in de backoffices van de organisatie.

In een zeer aangenaam interview met Dion Morskieft ontdekken wij hoe de inzet van Intelligent Orchestration de organisatie heeft geholpen. MvR Digital Workforce is trots op de samenwerking met Partou kinderopvang en C TWO. Een voorbeeld van hoe technologie ten dienste van de mens staat.

Dag Dion, dank voor jouw tijd. Welke rol heb jij bij Partou?

Binnen Partou kinderopvang ben ik Head of Center of Excellence Intelligent Automation. Met andere woorden, ik stuur functioneel een team aan dat verantwoordelijk is voor alle intelligente automatiseringsoplossingen . Met meer dan 900 locaties (in Nederland, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk) en zo’n 13.000 medewerkers - die dagelijks opvang bieden aan ongeveer 80.000 kinderen – liggen daar heel veel kansen.

Waar zetten jullie op dit moment RPA voor in?

Door middel van RPA hebben we honderden automatiseringen opgezet. Dagelijks starten meer dan 200 robots meer dan 3.000 processen. Hiermee ondersteunen we alle afdelingen binnen onze backoffice. Van HR tot Accounts Payable en van Business Control tot Kindplanning. Ook onze backoffices in Engeland en Duitsland ondersteunen we met onze oplossingen.

Wat was de belangrijkste drijfveer achter de beslissing om met Intelligent Orchestration van C TWO te starten?

We hebben gezocht naar een intelligente manier van orkestreren omdat we zagen dat belangrijke processen niet altijd als eerste opgestart worden. UiPath voorziet niet in een voldoende geschikte oplossing, vandaar dat we verder hebben gekeken. Daarnaast zagen we dat de capaciteit van onze virtual machines niet optimaal benut werd én zien we met de komst van meer vragen vanuit onze backoffices in Duitsland en Engeland een groei naar automatiseringen waardoor we vast voorsorteren op het voorkomen van opstoppingen op onze VM’s.

 Kun je specifieke voorbeelden geven van de voordelen en de verbetering die de inzet van Intelligent Orchestration biedt op gebied bijvoorbeeld van efficiëntie en effectiviteit?

Met behulp van de software van C TWO kunnen we op een stabiele manier bepalen welke processen met een hoge prioriteit opgepakt moeten worden. Bijvoorbeeld het aanvragen van een VOG voor een nieuwe collega wordt daardoor eerder opgepakt dan het verwerken van een inkoopfactuur. Daarnaast is het goed om te zien dat C TWO ook processen opnieuw op kan starten als een eerste poging niet succesvol is geweest. Een groot voordeel is ook dat we eenvoudig kunnen voorsorteren op gepland onderhoud. Als ons kindplansysteem onderhoud heeft dan is in C TWO in 5 seconden ingesteld dat alle robots die dat pakket gebruiken voor een bepaalde tijd niet opgestart moeten worden. Na het onderhoud worden de processen op basis van SLA direct verwerkt.

Wat zijn de belangrijkste lessen die jullie hebben geleerd van deze implementatie?

Onderschat de implementatie van nieuwe software niet, het vergt enige tijd en inzet vanuit je eigen team om een goed product aan je landschap toe te voegen. Daarnaast is het goed om je requirements helder te hebben en deze in detail met de leverancier te bespreken. Op die manier kom je minder snel voor verrassingen te staan.

Welke adviezen zou je geven aan organisaties die overwegen met Intelligent Orchestration te starten?

Het is belangrijk om informatie in te winnen bij organisaties die al ervaring hebben met de software en jouw vragen kunnen beantwoorden. Hoewel leveranciers vaak enthousiaste toezeggingen doen om de voordelen van hun producten te benadrukken, kunnen sommige van deze beloftes in de praktijk moeilijk te realiseren zijn. Het is daarom verstandig om kritisch te blijven en ook te kijken naar de ervaringen van andere gebruikers. Daarnaast speelt de relatie met beide, leverancier en implementatiepartner, een cruciale rol. Een open en constructieve samenwerking kan ervoor zorgen dat eventuele uitdagingen snel worden opgelost en dat je samen tot de best mogelijke uitkomst komt, waarbij zowel de verwachtingen als de realiteit goed op elkaar zijn afgestemd.

Afsluitend: het meest bijzondere in de samenwerking met MvR DW als implementatiepartner?

Bijzonder dat we, nadat ik in Berlijn kennis heb gemaakt met Johans Brink en Frank Mester, elkaar via CTWO weer tegen zijn gekomen. De samenwerking bij de implementatie van MvR DW verloopt erg goed, we hebben hetzelfde doel en de lunchsessies bij MvR DW (vooral de Italiaanse) zijn smaakvol en inspirerend.

Dank, Dion voor jouw tijd en jouw inzichten.