Microsoft Power Automate is een tool die door steeds meer bedrijven wordt ingezet om taken op een toegankelijke manier te automatiseren. Zonder veel programmeerkennis is het mogelijk om op een praktische en eenvoudige manier werkstromen te maken tussen apps, bestanden en gegevens en op die manier tijdrovende taken te automatiseren. Vandaag gaan wij in gesprek met Luca Meima en Nick Wesseling, PA specialisten bij MvR Digital Workforce. Wij hebben ze een aantal korte vragen gesteld om meer over dit onderwerp te begrijpen.

Dag Luca, dag Nick, dank voor jullie tijd. Jullie zijn specialisten op gebied van PA, wat is Microsoft Power Automate en wat kun je ermee?

Power Automate is software die het gemakkelijk maakt om zelf alledaagse taken (voornamelijk) binnen je Office365-omgeving te automatiseren. Door ‘low-code’ en ‘drag-and-drop’ van de software, is het heel laagdrempelig en kan iedereen al snel gebruikmaken van de vele mogelijkheden die Power Automate biedt. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch opslaan van bijlagen uit de mail in SharePoint, of de antwoorden uit een Forms-formulier opslaan in een SharePointlijst. Power Automate kan ook buiten de Office365-omgeving werken, maar dit vergt wat meer programmeervaardigheden. Wel zien we dat Microsoft veel tijd en energie stopt in Power Automate; er komen wekelijks nieuwe connecties met applicaties buiten de Office365-omgeving bij!

Wanneer gebruik je het in combinatie met UiPath?

Power Automate kun je ook in combinatie met UiPath gebruiken. Zoals eerder gezegd, dit vergt wat meer programmeervaardigheden. Je maakt dan gebruik van API-calls (Application Programming Interface). API’s maken het mogelijk om twee verschillende applicaties met elkaar te laten ‘praten’.

Power Automate is heel goed in het eenvoudig automatiseren van Office365-taken en is dus erg gefocust op het werken in de Cloud. Daarnaast heeft het een unieke kracht om goed met triggers te werken, zo kan Power Automate de hele dag je mailbox in de gaten houden, wachtend op dat ene specifieke mailtje.

UiPath is goed in het automatiseren van meer complexe taken in heel veel soorten applicaties, ook desktopapplicaties, waarin je echte muisklikken en typacties na kunt bootsen. De combinatie is bijvoorbeeld handig, wanneer je continu je Outlookmail wilt checken (via Power Automate) en dan de informatie uit de mail in een applicatie, bijvoorbeeld een zaaksysteem, wilt zetten. Power Automate checkt dan voortdurend de mail, zodra er een mail binnen is, stuurt hij een verzoek (via een API) naar UiPath. UiPath voert vervolgens de processtappen uit in het zaaksysteem.

Voor welke klanten is het interessant? Hoe ziet een training eruit?

Voor klanten die veel in de Office365-omgeving werken, is een training in Power Automate zeer interessant. Als je bijvoorbeeld Outlook voor de mail gebruikt, je documenten in SharePoint opslaat en je binnen je omgeving ook gebruikmaakt van Formsformulieren. Door deze training zie je mogelijkheden om Power Automate in te zetten binnen je eigen organisatie. Verder leer je de basistechnieken, zodat je ook echt zelf aan de slag gaat en vertrouwd raakt met Power Automate.

In de training wordt er eerst uitgelegd wat Robotic Proces Automation (RPA) inhoudt, omdat Power Automate en UiPath onder deze techniek vallen. Vervolgens wordt specifiek ingegaan op Power Automate en worden er een aantal basisprincipes uitgelegd. Daarna gaan de cursisten aan de slag met een speciaal ontwikkeld werkboek. In dit werkboek wordt stapsgewijs uitgelegd wat je moet doen en waarom je dit doet. Ook wordt getracht de basisvaardigheden zo over te brengen dat de fundering van kennis over Power Automate goed blijft hangen. Daarnaast wordt er aandacht besteed aan hoe je van een proces een stroomschema maakt (dit kun je zien als een blauwdruk van het proces) en hoe je dit vervolgens vertaalt naar een oplossing in Power Automate.

Welke trainingen geven jullie?

We geven drie verschillende soorten training: een basistraining, een verdiepingstraining en een advanced training. In de verdiepings- en advanced training wordt de stap-voor-stap-begeleiding steeds minder uitgebreid, zodat je zelf de logica van Power Automate gaat toepassen. Daarnaast gaan we steeds dieper in op de theorie; dus we gaan kijken naar variabelen, loops en gaan aan de slag met datum en tijd. De trainers lopen altijd rond voor vragen en willen ook helpen met nadenken over processen binnen het eigen bedrijf.
Dit kan door middel van een incompany-training op locatie, waarbij je samen met je collega’s de training volgt. Of je kunt je per persoon inschrijven tijdens de open inschrijfdagen (via Incompanybrain).

Geef ons drie termen of definities die bij Power Automate passen en die onze lezers moeten kennen om voorbereid te zijn op toekomst.

‘Een digitale assistent voor iedereen’, het maken van een digitale assistent via Power Automate is zo makkelijk, dat je niet meer al je administratieve taken zelf hoeft te doen.

‘Tijd over voor de belangrijkere taken’, met Power Automate houd je tijd over voor de taken waar je meer uitdaging in kan vinden.

‘Digitale assistenten worden steeds slimmer’, met de komst van kunstmatige intelligentie kunnen digitale assistenten steeds meer zelf en leren ze om ook steeds meer te doen.

MvR Digital Workforce en Incompanybrain bieden in samenwerking Power Automate Trainingen aan voor verschillende niveaus en indien gewenst ook tailormade. De trainingen gaan over de wereld van Intelligente Proces Automatisering, over hoe Power Automate werkt en over hoe een organisatie helpt. Naast theorie en een demonstratie, worden natuurlijk ook de nodige oefeningen aangeboden. Wil je met Nick of Luca in gesprek om te ontdekken hoe je PA in jouw organisatie kunt inzetten? Mail direct naar luca.meima@mvr.nl of nick.wesseling@mvr.nl.

MvR Digital Workforce publiceert regelmatig over RPA en AI. Wil je graag meer weten over deze onderwerpen? Abonneer je dan op onze gratis nieuwsbrief!