Een organisatie kan verschillende redenen hebben om te kiezen voor robotisering. Een voorbeeld hiervan is om het werk interessanter te maken voor de medewerkers door de ‘saaie’ en repeterende werkzaamheden weg te nemen. Door deze werkzaamheden van de medewerker over te dragen aan de robot kan de medewerker zich meer richten op werk waar hij/zij meer waarde toevoegt. Een mogelijke andere reden om te robotiseren kan zijn het meer schaalbaar maken van de organisatie. Een robot kan je tenslotte wel kopiëren en een mens (gelukkig) niet. Ook een reden om te robotiseren kan zijn het bezuinigen op de organisatiekosten. In dat geval komt er meer bij kijken dan enkel het implementeren van een robot. Om dit soepel te laten verlopen en weerstand te beperken is het belangrijk om HR tijdig in te schakelen en duidelijk te communiceren.

Wanneer schakel je HR in?
Wanneer is het dan van belang om HR in te schakelen? Indien mogelijk, nog voordat men begint met de pilots, in de opstartfase (zie afbeelding hieronder) Op deze manier is HR al aangehaakt op het moment dat het voor de organisatie duidelijk wordt wat de gevolgen van robotisering is, dit wordt duidelijk in de pilotfase. Na de pilotfase gaat men over in de opschaalfase. In de opschaalfase wordt de ambitie bepaald en ook is dan duidelijk welk type processen worden gerobotiseerd. In dat stadium heeft robotisering zich al kunnen bewijzen en kan er een betere een inschatting worden gemaakt van de impact op de verschillende afdelingen en dus ook op het werk van de medewerkers. Zowel in kwalitatieve zin (ben ik wel voldoende opgeleid om met een digitale assistent te werken?) als in kwantitatieve zin (mijn werk wordt overgenomen door de robot, wat wordt mijn nieuwe taak, bijscholen, omscholen, of moet ik op zoek naar een nieuwe baan?). Bij opschalen is het moment dat een directie duidelijkheid moet geven wat robotisering voor de organisatie en de individuele werknemers van de organisatie gaat betekenen.

Vereenvoudigde fasering transformatie naar Digital Workforce (enkel de relevante HR aspecten zijn aan de afbeelding toegevoegd)

Strategisch personeelsbeleid?
In de toekomst is het aannemelijk dat er steeds meer repeterend werk wordt uitgevoerd door robots. In dit scenario zou het betekenen dat de organisatie voor een steeds groter gedeelte bestaat uit professionals die met hun denkvermogen toegevoegde waarde bieden. Om deze situatie te bereiken is er een strategisch meerjarig personeelsbeleid nodig. In dit personeelsbeleid wordt beschreven hoe de situatie van voornamelijk professionals wordt bereikt. Maar ook wat dit betekent voor de medewerkers die nu nog werkzaamheden uitvoeren die in de toekomst wellicht gerobotiseerd kunnen worden. Deze strategische personeelsplanning is vele malen uitgebreider dan een personeelsbeleid dat voorziet in de mobilisatie van enkele medewerkers door het robotiseren van enkele processen.

Open en eerlijke communicatie?
Hoe kun je deze vervelende situatie voorkomen? Het begint bij het open en eerlijk communiceren naar de medewerkers. Het is geen geheim dat robots werk kunnen overnemen van medewerkers, dus wees hier ook eerlijk over. Wanneer het management als reden voor robotisering communiceert dat het werk interessanter moet worden gemaakt voor de medewerkers en vervolgens worden er mensen ontslagen dan rijmt dat natuurlijk niet. Daarom is het belangrijk om eerlijk en duidelijk te zijn in de reden voor de robotisering. Dit kan door het opstellen van een communicatieplan. Hierin staat wat de boodschap is en hoe deze het best overgebracht kan worden.

Bezuinigen? De robot helpt de achterblijvers!
Maar wat kan de HR-afdeling dan doen? Wanneer bezuinigingen en ontslagen door wat voor een reden dan ook nodig zijn dan is dat al vervelend genoeg voor iedereen in een organisatie. Laten we dan op zijn minst proberen om dit traject op een eerlijke en menselijke manier door te komen. Hierbij komt HR om de hoek kijken. HR kan medewerkers proactief begeleiden van hun huidige functie naar een mogelijk andere functie. HR kan van tevoren al inventariseren welke functies komen te vervallen en of er vergelijkbare functies beschikbaar zijn binnen de huidige organisatie of wellicht bij een andere organisatie. Ook kan HR samen met de medewerkers kijken wat voor hun prettig werkt, willen ze misschien een andere functie? Dan kan HR hen begeleiden middels de benodigde trainingen. Kortom, door HR vroegtijdig in te schakelen bij bezuinigingen voorkom je weerstand en vervelende situaties. HR kan samen met de getroffen medewerkers tijdig kijken naar de mogelijkheden op het gebied van up-skilling, re-skilling of ergens anders. De medewerkers die overblijven bij een bezuiniging die worden ondersteund bij hun werkzaamheden door de robots.

Floris Barten is consultant bij MvR Digital Workforce en heeft zich de afgelopen paar maanden gefocust op het ontwerpen van een model om organisaties te helpen bij de transformatie naar de Digital Workforce. Ben je geïnteresseerd in wat wij kunnen betekenen om jouw organisatie op een menselijke manier kennis te laten maken met de Digital Workforce? Neem dan contact met ons op middels de onderstaande knop.