Veel van de grote marktvorsers zoals Gartner, Forrester en IDC hebben de mond vol van ‘hyperautomation’. Het toepassen van technologieën als Robotic Process Automation (RPA) en kunstmatige intelligentie. Maar dat is niet eenvoudig. In deze blog benoem ik de zes fundamenten van een succesvolle invoering van hyperautomation in jouw organisatie.

Organisaties in het oog van de storm

Het stormt in de digitale wereld. De steeds versnellende hoeveelheid innovaties op gebied van robotics, AI en data maken het mogelijk om verregaande automatisering van taken door te voeren in organisaties. Deze stapeling van elkaar versterkende, slimme technologie heet ook wel hyperautomation. En al lang niet meer alleen simpele administratieve taken, ook steeds meer cognitief werk kan worden uitgevoerd door algoritmes. Ondanks het feit dat veel organisaties zich in het oog van de storm bevinden waar het relatief kalm lijkt, dient te storm zich onherroepelijk ook aan. Veel organisaties vragen zich daarom terecht af op welke wijze zij deze ontwikkelingen kunnen omarmen zonder aan de storm te bezwijken.

Fundament 1: strategy matters

Bezint eer ge begint. Of eigenlijk: begin vooral met pilots, maar start parallel aan die pilots onmiddellijk met het nadenken over wat je wilt bereiken en op welke wijze hyperautomation gaat bijdragen aan jouw organisatie. Denk na over welke invoeringsstrategie je gaat volgen en wat dat betekent voor je organisatie en voor je medewerkers. Zorg ervoor dat je de technologie snapt (zie fundament 2 hieronder) en wat de impact gaat worden op je klanten. Leg dat vast. Communiceer erover. praat met je organisatie over de kansen die het biedt en de bedreigingen die worden gevoeld door je medewerkers. Het is een spannende tijd voor iedereen, toon leiderschap aan de hand van een uitwerkte, doordachte en vooral transparante hyperautomation strategie.

Fundament 2: begrijp de technologie
Nieuwe technologie heeft vaak een waas van belofte over zich, maar ook van bedreiging. Als dan duidelijk wordt wat het concreet betekent, worden pas de echte mogelijkheden duidelijk. Dat voorkomt teleurstellende resultaten, maar ook valkuilen die samenhangen met het verkeerd toepassen van technologie. (Ik kan me nog heel goed herinneren dat een van mijn werkgevers het in zijn hoofd haalde om een Document management systeem te gebruiken als kennisbank voor Schiphol. Goed bedoeld, maar rampzalig in gebruik. ) Het is daarom heel belangrijk om een of meerdere collega’s de kans te geven om zich te verdiepen in de beoogde technologie en zich te bekwamen als ‘kleine architect’. Als dat niet mogelijk is, vraag dan in ’s hemelsnaam om externe expertise!

Fundament 3: businessprojecten eerst
Het ligt misschien voor de hand om in de relatief veilige omgeving van de IT organisatie te starten met robotisering, of een AI/dataproject te doen met het BI team, maar start liever met een business project. De belangrijkste reden hiervoor is dat het de waarde van hyper automation veel meer zichtbaar maakt, dan een project voor en door IT-ers. Heel veel wensen van business teams zijn op dit moment niet mogelijk met traditionele IT en kunnen daarom een blinde vlek zijn in de organisatie. Door een digitale assistent te ontwikkelen voor bijvoorbeeld een klantproces, ontstaan er nieuwe inzichten en ideeën over mogelijke vervolgprojecten. Dit vliegwieleffect en de glimlach op het gezicht van ‘de gebruiker’ is voor veel IT-ers een nieuw fenomeen en ook een beetje wennen 😉

Fundament 4: robuust schalen
Ja ja, ik weet het. Alles moet tegenwoordig Agile. En natuurlijk wil je eerst snel en wendbaar aan de slag. Maar vergis je niet. Ook een Agile organisatie heeft een structuur nodig. Daarom is het essentieel om na de pilotfase na te denken over de manier waarop je robuust kunt opschalen. Dat vereist een zogenaamd ‘Center of Excellence’ met daarin niet alleen aandacht voor nieuwe ontwikkelingen, maar ook voor het borgen van kennis en het beheren van de reeds ontwikkelde robots. En dat is nog geen sinecure, vond Forrester. (korte samenvatting: blijf ver weg bij gescripte robots, als je je beheerlast wilt minimaliseren!)
Update: op verzoek van lezers volgt er zsm een blog over hoe een CoE in te richten! 

Fundament 5: continu verbeteren
Technologie verandert snel, elke keer als we met onze ogen knipperen is er meer mogelijk. Zorg ervoor dat je de ontwikkelde digitale assistenten regelmatig ‘bijschoolt’. Ken de roadmap van je leverancier en maak plannen om de nieuwe mogelijkheden die dat biedt om te zetten in waarde voor je organisatie. Doe dat overigens wel doordacht. Nieuwe features kunnen bijdragen, maar dat hoeft niet altijd direct te leiden tot een positieve business case.

Fundament 6: een digivaardige organisatie
Ik blijf het herhalen: technologische verbeteringen werken zonder uitzondering het beste als ze worden gebruikt door een digitaal vaardige organisatie. Die weet wat de (on)mogelijkheden zijn en op welke wijze het de meeste waarde creëert. Die weet welke data beschikbaar is, welke kwaliteit deze heeft en wat die kan betekenen als die data wordt bewerkt.

En dan?
Dan ben je er nog niet. Nog lang niet. Het gaat ook dan bloed, zweet en tranen kosten. En mislukkingen. En weestand die moeten worden overwonnen. Maar het fundament, dat staat!

Robert Mekking is partner bij MvR Digital Workforce en schrijft regelmatig over wat hem opvalt in zijn vakgebied. Trends, opvallende initiatieven of zomaar een mening… Vind het het leuk om af en toe zijn nieuwe blog te ontvangen? schrijf je dan hieronder in en hou je mailbox in de gaten.