Bij één van onze klanten worden dagelijks grote hoeveelheden gegevens verzameld over de uitvoering van onderhouds- of serviceactiviteiten door monteurs of servicemedewerkers op locatie. Voorheen werden deze gegevens vaak handmatig verwerkt: medewerkers of monteurs vulden formulieren in of registreerden informatie in verschillende systemen, waarna de gegevens handmatig werden ingevoerd in het centrale beheersysteem.

Dit proces werd als tijdrovend, foutgevoelig en administratief belastend ervaren. Om deze reden hebben wij voor deze klantorganisatie een automatiseringsoplossing ontwikkeld waarbij medewerkers via een digitale tool direct hun werk- en onderhoudsgegevens kunnen invoeren. De digitale assistent controleert automatisch binnenkomende gegevens vanuit de mobiele applicatie, leest de ingevoerde informatie uit, maakt een nieuwe registratie aan in het centrale systeem, vult de relevante gegevens in en voegt eventuele foto’s, opmerkingen en bijlagen toe.

De status van de werkzaamheden wordt automatisch bijgewerkt en de gegevens worden doorgezet naar de verantwoordelijke afdeling voor verdere opvolging. Tevens wordt er een dossier aangemaakt waarin locatie, type werkzaamheden en betrokken partijen worden vastgelegd. Na verwerking wordt de invoer automatisch gearchiveerd in de juiste digitale map. Door de inzet van deze automatiseringsoplossing is het werkplezier onder medewerkers bij onze klant aanzienlijk verhoogd, zijn repetitieve administratieve taken verminderd, is de kans op fouten sterk afgenomen en kunnen medewerkers zich richten op andere belangrijke taken binnen het operationele proces. Voor meer informatie over deze oplossing, neem contact met info@mvrdw.nl